4.2  Indicateurs de la qualité du portefeuille de crédits. Le coût annuel de l'appui technique ou des mises à jour du programme est souvent égal ou supérieur au coût initial du logiciel. La mise en page et le suivi de fabrication ont été assurés par Hélène Gay (GRET). voulait. La traduction de l'interface utilisateur est effectuée dans le cadre de la personnalisation du système. Il présente de bonnes options de sécurité et, s'il est bien employé, devrait permettre aux institutions d'exploiter les nouvelles technologies de logiciels pour les réseaux opérant à partir de serveurs. Les deux chiffres suivants caractérisent certains comptes appartenant à la catégorie considérée : les caisses principale et secondaire, le compte courant n° 1 et le compte courant n° 2 sont ainsi tous des comptes appartenant à la classe des disponibilités de la catégorie des comptes d'actif. Les représentants de cette dernière souhaiteront probablement suivre une procédure standard, mais l'équipe de projet devra s'assurer que toutes les questions posées lors de l'évaluation initiale, ainsi que celles soulevées par la suite au sujet des systèmes de comptabilité et de gestion du portefeuille, seront examinées avec la plus grande attention. En sus de cet indicateur, une institution devrait suivre l'évolution des GROUPES. Les employés des agences n'auront qu'à inscrire les exceptions. qui ne sont pas toujours définis avec suffisamment de précision ? Produits des services de crédit d'autres types, tels que les commissions, frais et pénalités. Les risques, Le transfert des données est l'un des grands impondérables de l'installation d'un système d'information de gestion. 3.3.3  Rapports destinés aux directeurs d'agence et aux directeurs régionaux, Les directeurs d'agence ont besoin de bien comprendre les activités de leur institution sans toutefois se noyer dans les détails. 3. Le logiciel comporte un système de sécurité à plusieurs niveaux d'accès. ? En fait, comme pour d'autres types d'investissement, les institutions ne mettront à niveau ou ne développeront leurs systèmes que lorsque les avantages de l'opération justifieront le coût d'achat des équipements et matériels et la reconversion du personnel. Le modèle présenté ici comporte une colonne pour l'exercice considéré et l'autre pour l'exercice précédent. L'intégrité de ces tables peut être facilement détruite si les données qui y figurent ne sont pas codées. Leur structure et leur mise en relation en forment le modèle conceptuel qui définit le type d'informations pouvant y être stocké. 7. Programmes préscolaires inclusifs 10. Présenter en colonnes les données relatives à différentes périodes consécutives, par exemple, chaque mois de l'année. En outre, l'adaptation d'un logiciel peut être source de difficultés pour la société de services et d'ingénierie informatique qui lui apportera ultérieurement des améliorations. Quelles informations sont nécessaires pour prendre ces décisions ? ? Arengi est le premier cabinet français indépendant dédié à la gestion des risques. Quel matériel l'institution a-t-elle les moyens d'acheter ? Il importe donc d'effectuer une analyse des tendances pour déterminer si les taux d'intérêt ont changé. Par exemple, il faudra diviser la somme des différents soldes par 13 pour obtenir la moyenne annuelle. Le rapport inclura aussi, par exemple, des données sur les trois derniers mois qui permettront d'effectuer une analyse des tendances, les totaux pour l'exercice et les projections relatives aux différentes activités, qui serviront de base à des comparaisons. Il lui faut se concentrer sur les données globales et les tendances générales et laisser le personnel intermédiaire s'occuper des détails. Comment sont-ils déterminés ? La création d'un système efficace, adapté aux besoins de l'institution, suppose donc une approche intégrée et prospective. Le premier, à savoir le NOMBRE DE CLIENTS ACTIFS, est simplement le nombre total des clients bénéficiant de services. Pour plus de renseignements sur les différences entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'engagement, voir le point 2.2. ! Les programmeurs veulent souvent se lancer immédiatement dans l'élaboration du système. Situation quotidienne (documents d'entrée, opérations des obligations fiscales, des actifs improductifs et de la traitées et trésorerie), correction des erreurs)                                                             ? ? ? aussi bien les reçus que les demandes de prêts ou celles de congé du personnel ? S'attend-on à ce que des problèmes de centralisation ou de décentralisation se manifestent ? Il faut en effet : ? Rapports des agences de renseignements commerciaux, ? pour mettre en place un système qui réponde mieux à leurs besoins. SEEP Network, Financial Ratio Analysis of Micro-Finance Institutions, 1995. Le service de système d'information peut assurer le fonctionnement d'un système, mais seul le service de la comptabilité est apte à veiller à ce que les informations qui y sont contenues soient à jour et exactes. Montants versés par les clients au titre des emprunts effectués sur une période déterminée. Le personnel d'IPC peut se rendre sur place pour installer et configurer le système, et assurer une formation. Pour évaluer le portefeuille à risque, il faut avoir des informations développées sur chacun des prêts qui le composent, correspondant à la date à laquelle l'analyse est effectuée. De plus, les systèmes manuels et les tableurs ne permettent dès lors plus d'absorber toutes les données, de sorte que des informations se perdent lorsque la structure de l'institution devient plus complexe. La Version Standard RunTime Edition (SRTE) 2.0 du système intègre en un seul logiciel le traitement des prêts, des comptes d'épargne, des dépôts à terme, des comptes courants, ainsi que les informations sur les clients et le grand livre. Un bon système d'information pourrait transformer cette institution. Enfin, il est important pour les institutions dont les opérations sont assurées par leurs agences, le siège fournissant uniquement des services d'appui administratif à ces dernières, de calculer la CONTRIBUTION DU SIÈGE AUX FRAIS GÉNÉRAUX (ou encore le pourcentage des effectifs totaux employés au siège). Les intérêts ainsi accumulés sont considérés comme un produit pour la période considérée parce qu'ils ont été encourus pendant ladite période. Lorsque le système permet de saisir des informations sur les efforts de recouvrement, telles que la présentation d'avis d'impayés au client ou à ses garants, lesdits renseignements peuvent être inclus dans le rapport, et le directeur de l'agence peut s'assurer que les procédures de recouvrement sont bien respectées. L'une des tâches essentielles du groupe de travail consiste à déterminer les besoins futurs. Troisième groupe concerné, les auditeurs et les contrôleurs affichaient des besoins différents ; leur avis a également été sollicité. Or aucun versement n'a été effectué depuis 75 jours. Le nombre de périodes considéré doit être suffisamment élevé pour permettre d'identifier rapidement une amélioration ou une dégradation de la situation sans généralement toutefois dépasser cinq ou six pour éviter de rendre la situation confuse. Modèle de section regroupant les indicateurs d’activité, 1    Entreprises recevant un premier crédit, 2    Entreprises recevant un crédit relais, 3    Total entreprises recevant un crédit, 8    Agent de crédit (équivalent plein temps), 9    Nombre moyen crédits actifs par agent de crédit, 10 Montant moyen portefeuille par agent de crédit, à reproduire pour tous les postes faisant l'objet d'un suivi, Modèle de section regroupant les indicateurs financiers et de gestion, Augmentation annuelle du nombre d'emprunteurs, Augmentation annuelle du nombre de déposants, Pourcentage des crédits aux groupes ciblés, Agents de crédit en pourcentage des effectifs, État récapitulatif des résultats d'exploitation Pour le trimestre achevé __________. Ce guide pratique aborde un grand nombre de difficultés soulevées par le transfert d'un système informatique d'une institution à une autre. montant passé en provision pour couvrir des pertes futures sur l'encours de crédits. 3. Présenter les informations au niveau de détail nécessaire à son utilisateur. De quelle manière peut-elle exploiter les technologies actuelles, et quel intérêt ces dernières présenteront-elles à l'avenir ? La plupart d'entre eux indiquent la situation des crédits en retard et la balance âgée du portefeuille à risque. À l'issue de la période comptable, la comptable souhaite imprimer un rapport pour NewSystems. Ce rapport est le plus important de ceux utilisés par les agents de crédit. Les réseaux à longue distance relient des ordinateurs au moyen de lignes téléphoniques. La seule personne cutable, qualifiée de version compilée. Les données sont extraites des rapports B4, D3 et E1. Il permet de vérifier l'exactitude de toutes les écritures et décrit la situation du compte à la date considérée. ? Le présent chapitre décrit en termes généraux les indicateurs financiers du tableau 4.1, c'est-à-dire les éléments de référence nécessaires à la conception et à la mise en œuvre d'un système d'information capable de les générer. ? Encadré 5.2 Même les bons systèmes doivent un jour être remplacés : l'exemple de l'ADEMI                                                     79, Encadré 5.3 L'évaluation rigoureuse des besoins conditionne le succès, d'un système d’information de gestion : le cas de PRODEM  86, Encadré 5.4 Sous-traitance de l'élaboration d'un système personnalisé. Les prêts non rémunérateurs, ou improductifs, sont ceux dont au moins un remboursement est en retard. Il doit aussi préciser la période couverte. Le premier analyse le MONTANT MÉDIAN DES PREMIERS PRÊTS (consentis par l'institution à un client). qui sont tous considérés comme des actifs immobilisés ? Les institutions qui dépendent du financement de bailleurs de fonds, dont le calendrier n'est pas toujours bien déterminé, doivent se doter de marges de liquidité confortables18. Les logiciels élaborés pour la tenue des grands livres tiennent compte de ces normes et conventions comptables, de sorte qu'il est relativement facile de se procurer un programme de comptabilité capable, au minimum, de remplir les fonctions élémentaires qu'on attend d'une institution de microfinance et de fournir les rapports comptables indispensables. Si une modification demandée par une institution n'est pas compatible avec le programme installé dans un autre établissement, la société informatique doit conserver une multiplicité de codes source pour pouvoir procéder à des améliorations ultérieures, et les opérations de mise à niveau ? Dans bien des cas, elles concernent des systèmes informatisés qui ne fonctionnent jamais tout à fait correctement ou qui ont tendance à tomber en panne juste au moment où l'institution a pris l'habitude de s'y fier. Le personnel de terrain forme l'essentiel des effectifs d'une institution de microfinance et sa composition se renouvelle fréquemment par suite du développement de l'institution et de la rotation des employés. soient étroitement associés à cette phase initiale, qui est cruciale. Dans un système d'information informatisé, le concept de sécurité recouvre la protection des données, le contrôle de l'accès aux données, et la lutte contre la fraude au moyen de programmes superviseurs. Ce problème se pose lorsqu'on met en place un nouveau système de gestion de portefeuille utilisant de nouvelles mé-, Le système de gestion du portefeuille s'avère la composante du système d'information la plus délicate à élaborer. La situation des remboursements est en outre fonction des impressions et du comportement de la clientèle de l'institution. L'institution de microfinance prélève habituellement une commission initiale au moment du décaissement du prêt, plutôt qu'au moment de son approbation, au cas où le client ne recevrait pas le montant accordé. • Groupe de projet. Les contraintes budgétaires peuvent aussi exclure la plupart des systèmes qui doivent bénéficier d'un appui international ainsi que de nombreux systèmes locaux. Toutefois, ils ne tiennent pas compte du fait que les produits de l'entreprise peuvent résulter de subventions ou provenir de ses opérations, que les emprunts qu'elle a contractés peuvent être bonifiés ou aux conditions du marché, ou encore que l'institution peut bénéficier d'une aide en nature. Il est essentiel de bien choisir le système de numérotation des comptes car celui-ci influe sur l'efficacité de la gestion de l'information et peut engendrer des incompatibilités avec le système de gestion de portefeuille. Par exemple, un directeur d'agence devrait détenir des statistiques non seulement sur les activités de son agence et de chacun de ses agents de crédit, mais aussi sur celles des autres agences. ? Ces consultants sont-ils compétents et fiables, et leurs services sont-ils d'un coût abordable ? Les membres du personnel accusés d'escroquerie ont été inculpés et sont en instance de jugement, et le département de l'audit interne a entrepris de rédiger de nouvelles directives en vue de prévenir ce type de difficulté. Enfin, il écrit le code du programme en fonction de ce qui a été décidé pour les flux d'informations, le contrôle des données et le processus de prise de décision. À moins, bien sûr, qu'il n'ait conclu que l'institution devait acheter un logiciel de comptabilité et élaborer son propre logiciel de gestion de portefeuille. Il est possible de créer un journal témoin au moment de la sauvegarde des transactions financières dans le système, par exemple en sauvegardant également les informations sur la saisie des données telles que l'identité de l'utilisateur, l'heure et la date de l'opération. To our knowledge, this item is not available for download. Le rapport fait état de tous les prêts pour lesquels un remboursement est en retard, et reporte le solde intégral des prêts en retard dans la colonne correspondant à la période écoulée depuis l'échéance du paiement le plus en retard (colonnes 8 à 11). Effectuer des projections des flux de trésorerie est manifestement une opération complexe, qui fait intervenir de nombreuses inconnues. 12. Compte de contrepartie représentant des provisions sur créances douteuses ou un amortissement cumulé. Prenons l'exemple d'une institution qui décide d'effectuer des prêts de groupe six mois après avoir installé sa base de données. En effet, la situation du client pouvant se modifier radicalement, il peut être souhaitable de revoir la situation. Toute organisation dispose d'un système d'information d'une forme ou d'une autre. Un système de comptabilité en plusieurs monnaies permettant d'établir des comptes de position en devises suit de très près l'évolution de ce taux en comparant les éléments d'actif et de passif libellés en chaque monnaie utilisée. Un rapport général sur l'ensemble des comptes dont il est responsable ? Guide, 1997. Les versements suivants sont-ils échelonnés régulièrement ? Si le client a effectué un versement partiel, le montant impayé est enregistré dans cette colonne. ? Ils doivent être tenus informés des problèmes d'impayés pour chaque prêt, chaque agent de crédit et l'ensemble de l'agence, par des rapports développés (comme le rapport C2 : CRÉDITS EN RE-, Rapports destinés aux directeurs d'agence et aux directeurs régionaux, A3 : Comptes d'épargne actifs par agence et par produit, A4 : Comptes d'épargne inactifs par agence et par produit A5 : Dépôts à terme arrivant à échéance, A6 : Rapport sur la concentration de l'épargne, C1 : Balance âgée du portefeuille classé à risque par agence, C3 : Crédits en retard par agence et par produit, C5 : État récapitulatif du portefeuille à risque par agence et par produit, C6 : Historique développé des crédits en retard par agence, C7 : Rapport sur les abandons de créance et les montants recouvrés, C8 : Balance âgée des crédits et calcul des provisions, C9 : Rapport sur l'intéressement du personnel, D6 : Compte de résultat développé, résultats et prévisions, Rapport simplifié destiné aux directeurs d'agence. Les institutions de microfinance offrant des services décentralisés doivent aussi suivre la productivité de chacune de leurs agences. Organisation du système, maintenance et procédures de sauvegarde, ? Peut-il être ajusté à tout moment, ou bien s'agit-il d'un taux flottant défini par référence à un indice extérieur ? Il mesure l'aptitude de l'institution à couvrir des pertes d'actif éventuelles. Il est important de sauvegarder les données de manière très régulière, et même de faire exécuter une sauvegarde automatique par le programme de base de données à la fin de la journée. La confiance des bailleurs de fonds et des investisseurs est ébranlée. Les prêts sont-ils remboursés uniquement en espèces ou peuvent-ils être également réglés en nature ? notamment en s'adressant à d'autres institutions ou à des sociétés de services et d'ingénierie informatique, à des bailleurs de fonds et à des consultants. Retraitement de la valeur des fonds propres au coût de l’inflation, Moins immobilisations nettes, services financiers, Fonds propres moins immobilisations, services financiers, Multiplié par taux d’inflation annuel (%). mule des requêtes pour pouvoir établir des fiches en retenant les formats convenus au stade de la conception. Trois d'entre eux (NOMBRE DE CLIENTS ACTIFS, VALEUR DE L’ENCOURS NET DE CRÉDITS et MONTANT DE L’ENSEMBLE DES COMPTES D’ÉPARGNE) ont trait à l'élargissement de la clientèle. Provisions pour risques et charges, 6022   Charges nettes/cession de valeurs mobilisées de placement, 623  Frais postaux et de télécommunications, 625  Frais de formation et d'éducation, d'études et de recherche, 66. Le logiciel permet aux utilisateurs de traiter les transactions ou de créer des rapports à partir de n'importe quel terminal connecté au réseau. Les rapports sont généralement censés porter sur un aspect particulier des activités, tel que la qualité ou la liquidité du portefeuille, et présenter toutes les informations afférentes. Cette PSSI comprend un ensemble de règles de sécurité permettant : Dans ce cas, on peut obtenir dix niveaux de séparation au moyen uniquement decaractères numériques. La gestion de l'information a pour but essentiel et primordial de permettre à diverses personnes de, Un système d'information de gestion est une série de procédures et d'actions effectuées pour saisir des données brutes, les transformer en information utilisable et transmettre cette information aux utilisateurs sous une forme adaptée à leurs besoins, Une institution de microfinance utilise en général deux principaux systèmes : un système de comptabilité et un système de suivi du portefeuille. les utilisateurs des informations et les concepteurs des systèmes ? Les rapports incorporant des informations présentées sur la base de définitions précises, le chapitre 4 est consacré à l'analyse des indicateurs et à leurs définitions. L'échéancier de remboursement qui doit être utilisé aux fins du présent calcul est celui qui figure dans le contrat de prêt. Elle peut décider d'établir un seul type de droit d'accès pour les décaissements de prêt ? Lorsqu'une institution de microfinance accepte un engagement libellé en monnaieétrangère, elle doit, si les règles de présentation de l'information financière en vigueur le lui permettent, constituer une réserve d'un montant au moins équivalent à celui de l'engagement en monnaie étrangère, pour être sûre d'avoir suffisamment de ressources en cette monnaie pour rembourser son emprunt. Tous les rapports doivent comporter, à chaque page, des en-têtes et pieds de page standards entre lesquels sont réparties diverses indications importantes. Il leur serait bien sûr possible de les envoyer une fois par semaine ou par mois sur disquette, mais cette manière de procéder aurait pour effet de retarder la préparation des rapports sur les opérations globales. Les réponses à ces questions contribueront à définir la manière dont les rapports devront être présentés. Le présent guide pratique vise donc à : ? La meilleure méthode consiste, pour ce faire, à comparer la relation entre les produits et les charges, d'une part, et les actifs employés par l'institution, d'autre part. Si le prêt est décaissé en plusieurs tranches, la commission initiale est-elle calculée sur le montant total ou sur le montant de chaque décaissement ? Autorisation des prêts, (bordereaux, virements, récépissés, livrets)                            ? La colonne 5 indique le principal échu selon l'échéancier de remboursement initial, mais non payé2. Les indicateurs présentés ici doivent répondre aux besoins des dirigeants. Jennifer Isern et Richard Rosenberg (CGAP) ont coordonné l’élaboration de la version anglaise de cet ouvrage. Des vitres électriques ou un régulateur de vitesse sont des options coûteuses qui n'existent peut-être même pas pour le modèle envisagé. Quotidiennement ? SEMENT CONFORMÉMENT AU CALENDRIER ne dépend guère des principes comptables retenus (comme les directives en matière d'abandons de créances et la comptabilisation des produits non payés au titre des intérêts), du refinancement ou du rééchelonnement des prêts. À cette fin, il est possible de tracer une pyramide décrivant l'organisation des différents niveaux de personnel, dont les besoins sont alors déterminés par leur position sur la pyramide (voir la figure 3.6 page 40 et l'encadré 3.2 pages 31-32). Des données globales régionales peuvent aussi y être incluses. Le logiciel comporte un système de sécurité à plusieurs niveaux d'accès. Un système d'information de gestion doit avoir une durée de vie minimale de cinq ans et pouvoir s'adapter aux besoins de l'institution engendrés par son expansion. communiquer au sujet d'événements qui touchent au travail de leur organisation. Procédures concernant les opérations de crédit            des codes géographiques et des codes du personnel, ? Par exemple, il est plus facile d'interpréter correctement un léger dérapage des remboursements qui se produit tous les ans au mois de décembre dans le cadre d'une analyse dynamique. Les valeurs médianes sont plus instructives que les moyennes lorsqu'on analyse des distributions aussi asymétriques que peuvent l'être celle des comptes d'épargne. Lorsqu'il n'est pas protégé par de solides contrats ou droits d'auteur, un programmeur n'est guère enclin giciel peut compter devoir dépendre du programmeur. Le rapport doit indiquer le numéro de compte, le nom du client, le nombre de jours depuis lequel le prêt est en retard, et le montant du principal, des intérêts et des pénalités passés en perte. La plupart des institutions emploient toutefois des ordinateurs personnels (PC), compatibles IBM, pour gérer leurs informations. TAUX DE POSITION DE CHANGE en une monnaie déterminée ), 1 ? Le système intègre des programmes accessoires de traduction qui permettent à deux langues (y compris des caractères à deux octets) de résider simultanément en mémoire. Système d'information de l'entreprise : des flux d'information au système d'information de gestion automatisé. R. A. J. Roberts                                     Pekka Hussi. Les quatre exemples ci-après montrent les diverses manières dont des institutions de microfinance opérant dans des cadres différents utilisent l'informatique, dont certaines sont plus intéressantes que d'autres. Il est important de bien comprendre ce que recouvrent les principaux comptes pour pouvoir calculer correctement les indicateurs présentés au chapitre 4. Tous les logiciels ne permettent pas de réaliser cette opération. Les langages couramment employés autrefois pour les bases de données (tels que Dbase, FoxPro, Clipper) font place à de nouveaux langages « orientés objet » (comme C et Visual Basic), qui produisent des logiciels dont la maintenance est généralement plus facile à assurer. By using our site, you agree to our collection of information through the use of cookies. Gallitre Cyril. Les deux colonnes de droite définissent la provision qu'il convient de constituer sur la base de ces informations. Il est difficile de répondre à cette question. Pour une explication détaillée du calcul des taux d'intérêt effectifs, se reporter àl'Étude spéciale n° 1 du CGAP (Washington, Banque mondiale, 1997). (Le concept de produit retraité est expliqué dans la note du rapport D7 de la section consacrée aux modèles de rapports.) En 1993, elle comptait environ 80 000 clients, et les caisses effectuaient manuellement toutes les écritures comptables et opérations de suivi de portefeuille. Les statistiques et les indicateurs concernant l'épargne figurent non seulement dans les rapports de la présente catégorie, mais aussi dans les rapports simplifiés de la catégorie G. CATÉGORIEA : RAPPORTS SUR L’ÉPARGNE                                                                                                                                       5, Utilisateurs :        Personnel de terrain. ? Elle demande donc à obtenir toutes les informations que le système peut générer et se heurte à un nouvel écueil. Les institutions fournissant une formation personnalisée ou des services d'assistance technique peuvent modifier la structure de ce rapport pour y inclure des informations sur d'autres services, tels que le calendrier des cours ou des séances d'assistance technique organisé(e)s sur le terrain.